E procurement : Tout ce que vous devez savoir

La passation de marchés publics en ligne est en constante évolution, mais son fondement, à savoir l’amélioration des relations clients/fournisseurs et des processus commerciaux internes, reste intact. Pour en savoir plus, lisez cet article.

Dire que nous vivons dans un monde électronique et connecté est un moyen facile de participer – et potentiellement de gagner – à un concours pour élaborer la phrase la plus évidente du monde.

Mais si l’on fait abstraction des commentaires, le sentiment reste vrai… et important. Nos vies ont été modifiées par les technologies de l’information : la façon dont nous communiquons, tant sur le plan personnel que professionnel, a été fondamentalement changée.

Ce dernier exemple, la communication professionnelle, a eu un impact sur l’évolution et les effets de la passation de marchés publics en ligne.

Toutefois, avant d’aborder les tenants et aboutissants de la passation de marchés en ligne, je dois souligner la façon dont la communication est définie dans ce contexte spécifique. La communication, en ce qui concerne la passation de marchés publics en ligne, signifie l’échange et le partage de données entre le client et le fournisseur. La communication, dans ce domaine, n’est pas une communication « sociale » en soi, comme ce serait le cas dans des applications telles que WhatsApp ou des plateformes de médias sociaux comme Twitter.

Alors, maintenant que ce point est réglé… par où commencer ?

Eh bien, au début, bien sûr.

La définition

Nos amis du Chartered Institute of Purchasing and Supply (CIPS) ont mis au point une formidable vue d’ensemble des marchés publics en ligne.

Selon le site web du CIPS, l’e-procurement est :

« L’utilisation combinée des technologies électroniques de l’information et de la communication (TIC) afin de renforcer les liens entre le client et le fournisseur, et avec d’autres partenaires de la chaîne de valeur, et d’améliorer ainsi les processus externes et internes. La passation de marchés publics en ligne est un élément clé du commerce électronique et des affaires électroniques ».

En d’autres termes : la passation de marchés publics en ligne, en raison de son fondement technologique, améliore à la fois les relations client/fournisseur et les processus commerciaux, et pourrait également permettre de réaliser des économies importantes.

Mais d’où vient la passation de marchés publics en ligne ? Le développement et l’adoption ultérieure de logiciels de passation de marchés publics en ligne n’ont certainement pas été un phénomène du jour au lendemain, n’est-ce pas ?

L’histoire

C’est vrai !

Les origines de la passation de marchés publics en ligne ou « achats électroniques » remontent aux années 1980, avec le développement de l’échange de données informatisées (EDI). Ce développement, bien qu’ancien selon les normes actuelles, était révolutionnaire pour l’époque. L’EDI permettait aux clients et aux fournisseurs d’envoyer et de recevoir des bons de commande (ainsi que des factures) en utilisant des réseaux de transfert d’appels, et finalement le courrier électronique.

Dans les années 1990, la technologie, comme elle tend à le faire, s’est améliorée et les sociétés de logiciels ont commencé à développer des catalogues en ligne spécifiquement destinés aux fournisseurs. Depuis, les logiciels d’achats électroniques sont devenus un amalgame des deux : une plate-forme pour l’envoi et la réception de commandes électroniques (ainsi que d’une myriade d’autres dépenses telles que les voyages) et divers catalogues.

Les places de marché se sont également révélées être un complément populaire aux logiciels de passation de marchés publics en ligne. Les places de marché, pour reprendre la définition du CIPS, sont des places de marché virtuelles pour les partenaires, les fournisseurs, les distributeurs, les agents et les clients ».

Les avantages

Nous avons donc déjà dit – dans les grandes lignes – que les achats électroniques améliorent les relations entre clients et fournisseurs et renforcent les processus commerciaux internes. Mais pour un regard plus nuancé sur ces avantages (et pour une liste d’autres points positifs), le CIPS a dressé une liste très détaillée des avantages de l’e-procurement.

Voici quelques-uns de mes préférés :

– Le traitement et la mise aux enchères automatiques des commandes (commandes électroniques, facturation électronique, etc.) et des documents et données commerciales connexes, ce qui permet d’accroître la rapidité et la certitude de faire des affaires à un coût total moindre ;

– L’amélioration du déroulement du processus d’achat interne – ce qui permet à l’utilisateur final de bénéficier d’un libre-service et d’une décentralisation, avec un contrôle par le biais de catalogues spécifiques à l’entreprise ;

– Nouvelles fonctionnalités ¬ telles que les demandes de devis en ligne et les enchères en ligne dans le cadre d’enchères utilisant des soumissions électroniques ;

– La connectivité aux chaînes d’approvisionnement externes et l’autorisation de partager des informations en temps réel pour la planification des ressources de l’entreprise et la gestion de la chaîne d’approvisionnement ;

– Amélioration des mécanismes de la chaîne d’approvisionnement, conduisant à un bénéfice mutuel pour tous ceux qui utilisent un logiciel d’approvisionnement électronique ;

– Connaissance de votre processus d’achat – les logiciels d’achats en ligne vous donneront la visibilité que vous souhaitez sur vos dépenses. Les données que le logiciel d’e-procurement vous donne sont absolument essentielles.

Le choix

Bien entendu, toutes les options de logiciels de passation de marchés en ligne n’ont pas été créées sur un pied d’égalité – certaines comportent de nombreuses fonctionnalités et sont destinées aux grandes entreprises, tandis que d’autres sont plus légères et commercialisées pour les petites et moyennes entreprises.

Alors… comment choisir ? Voici une liste de questions vraiment intéressantes posées par le CIPS. Voici, une fois de plus, une liste de mes préférées.

Avant de commencer une passation de marché en ligne, posez-vous (et, par extension, à votre organisation) ces questions :

– Convenez d’objectifs clairs avec la direction générale sur ce dont votre entreprise a besoin ;

– Définir la chaîne de valeur, puis les principaux processus commerciaux et d’approvisionnement, y compris ceux qui bénéficieront des achats en ligne ;

– Définir les systèmes informatiques, les applications et les bases de données concernés ;

– Examiner soigneusement les questions de sécurité (corruption potentielle des données, piratage, etc.).

Bien entendu, toutes les questions ne s’appliquent pas à toutes les organisations intéressées par les logiciels d’achats électroniques. Adaptez toujours vos questions sur les marchés publics en ligne aux besoins de votre entreprise. Assurez-vous qu’elles vous conviennent.

Dans la plupart des cas, les logiciels de passation de marchés publics en ligne peuvent faire autant ou aussi peu que ce dont vous avez besoin. Si vous cherchez simplement à créer des bons de commande, les logiciels de passation de marchés publics en ligne peuvent le faire. Si vous travaillez dans une grande organisation très active et que vous voulez un logiciel qui gère les frais de déplacement, suit les stocks, offre des analyses en temps réel et la réception de tous les biens, un logiciel de passation de marchés en ligne peut également faire cela.

Enfin, avez-vous besoin d’un accès à distance ? Une application mobile est-elle importante pour votre entreprise ? Si c’est le cas, assurez-vous d’étudier – et de tester – les solutions de passation de marchés en ligne qui offrent ces fonctionnalités. Généralement, l’accès à distance et les applications mobiles sont des fonctionnalités standard des entreprises qui hébergent leurs logiciels sur le cloud.

L’avenir

Alors, où vont les logiciels de passation de marchés publics en ligne ? Dans les grandes lignes, il devient plus agile et plus mobile.

Selon le CIPS : « La technologie mobile a permis d’améliorer l’accès, la livraison et le partage à d’autres niveaux personnels et d’entreprise. Cela transforme les achats en permettant de meilleures connexions et collaborations entre les acheteurs, les fournisseurs, les clients et les autres partenaires commerciaux ».

Une tendance critique pour l’avenir : l’évolution des applications basées sur le cloud. Les solutions logicielles d’achats électroniques basées sur le cloud suppriment les infrastructures technologiques lourdes et, dans de nombreux cas, éliminent les longues formations. L’approvisionnement électronique devient en effet agile.