La gestion des factures et des devis est un aspect clé de l’organisation comptable et financière de votre entreprise. En optimisant ce poste, il est possible d’augmenter les ventes pour vos produits et services tout en améliorant la traçabilité de vos flux de trésorerie. Comment accélérer les processus de facturation et de production des devis en entreprise ? Quels sont les avantages pour votre activité ? Cet article propose des éléments de réponse à ces questions.
Les devis et la facturation, une part importante de votre activité
En entreprise, il est impossible de parler de gestion financière et comptable efficace sans parler d’optimisation des process de facturation pour les clients ou les fournisseurs. Un des principaux objectifs du parcours marketing est d’amener le prospect à demander un devis pour son projet. L’entreprise présente toutes les offres de valeur et leurs caractéristiques au prospect ou au client pour l’inciter à demander gratuitement un devis. Quand la cible est convaincue que votre entreprise peut apporter de bonnes solutions pour la satisfaction de ces besoins et objectifs, elle cherche par la suite à voir si son budget est suffisant pour solliciter votre expertise. Le devis est un document commercial qui présente clairement les détails de chaque prestation avec les délais et les prix associés.
L’obtention d’un devis clair et détaillé permettra au prospect/client de maîtriser les coûts de son projet et surtout ses finances. Il est donc important pour l’entreprise de déployer un système efficace et rapide de production de devis personnalisés pour la clientèle. Cela permet d’améliorer l’expérience utilisateur sur votre site Internet et peut renforcer la confiance du prospect concernant votre professionnalisme. L’intéressé doit pouvoir obtenir en moins de 10 minutes un devis complet en renseignant ses besoins spécifiques pour vos produits ou services. Installer un système de gestion de devis peu rapide et peu moderne peut vous faire perdre un client au profit d’un concurrent qui a su déployer de meilleurs process.
Une fois que le client a payé pour le produit ou le service, l’entreprise a pour obligation légale de lui délivrer une facture. Celle-ci possède toutes les mentions obligatoires fixées par l’article L441-9 du Code de commerce. La facture constitue une preuve juridique de l’échange de biens ou de services qu’il y a eu. Peu importe le nombre de ventes réalisées, chaque prestation fournie par l’entreprise doit donner lieu à l’établissement d’une facture. Cela permet de garantir la traçabilité des rentrées financières, d’améliorer la tenue de la comptabilité générale/analytique et de pouvoir se justifier si nécessaire. L’entreprise est aussi tenue de respecter les délais d’envoi de chaque type de facture à ses clients. De la même manière, la société doit optimiser la gestion des factures fournisseurs pour mieux maîtriser les sorties financières.
Comment accélérer votre processus de devis et de facturation ?
Pour améliorer votre activité, utilisez un logiciel de devis et de facturation pour optimiser la gestion de la trésorerie et de la comptabilité de l’entreprise. Les solutions dématérialisées vous permettent simplement, rapidement et intuitivement, de créer des factures et des devis clairs et professionnels. Le logiciel automatise la transformation de vos devis en bons de commande qui sont à leur tour transformés en bons de livraison. Finalement, l’outil logiciel se base sur le bon de livraison validé pour délivrer la facture de manière quasi instantanée. Il est possible de paramétrer la transmission automatique des factures et devis à l’adresse électronique des personnes physiques ou morales concernées. Vous avez l’assurance de respecter la structure et les mentions légales obligatoires pour chaque facture ou devis à produire.
Le logiciel réalise automatiquement la numérotation unique des factures en respectant une séquence chronologique continue. En un seul espace ergonomique et sécurisé, vous avez la possibilité de centraliser vos devis et factures pour faciliter leur suivi. Votre solution dématérialisée peut vous proposer des modèles réutilisables afin d’envoyer plus rapidement des factures récurrentes à vos clients. Il est possible de configurer des rappels automatiques pour la relance des factures impayées. Le logiciel de devis et de facturation permet de suivre à tout moment le niveau de règlement de la prestation pour chaque client. Les logiciels de devis et de facturation sont accessibles de partout et sur n’importe quel appareil via Internet.
Vous pouvez aussi les utiliser en cas d’absence de connexion Internet. Il est important de choisir un logiciel évolutif spécialement conçu pour votre taille d’entreprise et votre secteur d’activité. Cela permet de bénéficier des fonctionnalités adaptées à vos besoins métier pour la gestion des factures clients, factures fournisseurs et des devis. Ces fonctionnalités peuvent concerner :
- le calcul des taux de TVA et des pénalités de retard sur chaque facture,
- le classement des factures par catégories de clients, date d’envoi ou type de vente de prestations,
- la gestion et le paramétrage de fiches clients (centralisation des informations liées à l’adresse du client et aux achats qu’il a effectués, les conditions tarifaires applicables à chaque client, etc.),
- l’édition intuitive et personnalisée des factures et devis grâce à l’ajustement des couleurs, de la police de caractère et de la taille des cases ainsi que l’affichage de votre slogan, de votre logo et de vos labels professionnels,
- la création de graphiques ou d’un dashboard pour le suivi précis du recouvrement des créances, le suivi du chiffre d’affaires et des meilleures ventes.
Le choix de votre logiciel de facturation et devis se fait également en analysant la compatibilité de l’outil avec vos autres solutions numériques métier (CRM, ERP, logiciel de comptabilité, etc.). Il faut aussi analyser l’ergonomie et la fluidité d’utilisation du logiciel pour une meilleure prise en main par les utilisateurs. Enfin, le fournisseur du logiciel doit proposer un support efficace pour former si possible les utilisateurs et effectuer régulièrement les mises à jour nécessaires. Si vous avez du mal à choisir votre logiciel de devis ou de facturation, n’hésitez pas à utiliser des comparateurs en ligne spécialisés.
L’importance de ne pas faire d’erreurs
En tant que professionnel, il est essentiel pour votre entreprise de produire des devis et des factures justes, corrects et fiables. Une erreur au niveau de la réalisation d’un devis ou d’une facture peut créer un vrai manque à gagner à l’entreprise si des prix incorrects sont affichés. Les erreurs sur les factures compliquent la tâche quand il faut faire la saisie comptable ou analyser la traçabilité de vos opérations de vente. En cas d’audit par l’administration fiscale, les erreurs sur l’application de la TVA peuvent vous exposer à des sanctions pénales ou pécuniaires. L’utilisation des logiciels de devis et de facturation est très utile ici pour réduire significativement le risque d’erreur lié à l’intervention humaine.
Les données sont intégrées et organisées automatiquement pour produire les documents les plus fiables. Les informations complètes du client sont chaque fois reportées sans erreurs sur chaque facture concernée. Le calcul du montant hors-taxe dû, de la TVA et du montant TTC est aussi automatisé. Toutes les remises offertes au client sont aussi appliquées de manière instantanée. Avec le bon paramétrage, un logiciel de facturation et de devis vous permet d’améliorer la précision et l’exactitude des données de vente.
Vu que la facturation est gérée électroniquement en temps réel, toutes les commandes sont traitées de manière isolée et automatique. Cela évite la double saisie et le double enregistrement des données d’une facturation qui peuvent causer des problèmes pour la comptabilité. Par ailleurs, les risques d’oubli de facturation pour une prestation sont grandement limités, car tout est minutieusement suivi depuis l’acceptation du devis créé.
Une facturation rapide grâce aux paiements en ligne
Votre entreprise a besoin d’un logiciel spécialisé performant pour créer des devis et des factures qui se démarquent de la concurrence en un clic. Lors du choix de votre solution numérique d’édition de factures, il est important de vérifier les moyens de paiement qu’elle peut intégrer. Les paiements en espèces à la livraison se font de plus en plus rares. Les internautes préfèrent les moyens de paiement en ligne pour régler leur dette. Pour conclure plus rapidement la vente de votre service ou de votre bien, votre application ou site web doit intégrer une multitude de moyens de paiement numériques : banques en ligne, applications de paiement, cryptomonnaies, etc.
La connexion de ces solutions de paiement en ligne au logiciel en temps réel active automatiquement la facturation quand le client paie après avoir validé le bon de livraison. Une copie de cette facture est sauvegardée dans votre base de données et dans celle de la solution de paiement numérique choisie. Le règlement en ligne ne dure que quelques secondes. Il n’y a pas à attendre une rencontre physique entre le fournisseur et le client avant édition et paiement de la facture. Le paiement en ligne évite l’enregistrement manuel de chaque paiement client réalisé en espèces qui peut s’avérer très chronophage.
Il revient à l’artisan ou à l’entreprise de choisir des solutions de paiement fiables, sécurisées et rapides à intégrer pour faciliter l’encaissement des acheteurs. En accélérant la facturation grâce à l’intégration du paiement numérique, l’objectif pour votre entreprise doit être de gagner du temps pour vous adonner à des obligations professionnelles productives. Ce temps peut par exemple être consacré à la recherche de nouvelles opportunités ou missions, à la promotion de vos activités ou encore à la formation continue.
